La gestion de la messagerie dans une PME peut être un casse-tête surtout si on souhaite réduire les coûts et ne pas sous traiter à une entreprise qui implémenterait OUTLOOK avec Exchange. Cet article traitera donc de la configuration d’OUTLOOK 2007 et de son workflow avec un hébergement de la messagerie en externe. Vous trouverez sur Internet des tonnes de recettes pour configurer OUTLOOK, mais ma méthode essaye de centraliser toutes ces infos.

I Le client Outlook dans sa totalité

Voici le schéma d’intégration d’ OUTLOOK dans une vision globale où la messagerie est sauvegardée, partagée, archivée.

II Choix de l’hébergeur de la messagerie

Simple, il nous faut de l’IMAP pour pouvoir fonctionner en synchronisation entre le serveur et le(s) client(s), et ce n’est pas forcément fourni par tous les hébergeurs. Bien se renseigner, je conseille OVH qui fournit ce service et la possibilité d’administrer plusieurs comptes mails facilement sur un domaine web.

III IMAP, choix royal pour la gestion de clients multiples

Qu’est ce que L’IMAP ? Opposé au POP qui permet des échanges dans un seul sens, ce protocole va nous permettre d’interroger notre serveur de messagerie depuis plusieurs clients, iphone, blackberry, outlook, webmail tout en gardant une synchronisation des actions faites sur chacun des clients, c’est à dire on va surtout mémoriser :

-l’organisation de répertoires
-les messages envoyés
-et partager cette messagerie

Néanmoins, les avantages peuvent être des défauts puisque si sur un des clients on efface accidentellement des choses, la synchronisation va effacer sur le serveur les messages. D’où la nécessité de prévoir un backup quotidien de la messagerie.

IV Configuration du compte en IMAP sur Outlook 2007

Sur Outlook 2003 pas de différence notable, sauf qu’il faudra créer une règle pour que les éléments envoyés soient sauvegardés au bon endroit. La configuration est vraiment compliquée car Microsoft s’est amusé à mettre les réglages un peu partout au contraire de Thunderbird. Allez on y va :

• le compte
  pas de problème spécifique juste choisir IMAP et paramétrer les serveurs de votre provider.
• Les ports de sortie
  attention beaucoup de FAI bloquent des ports donc utilisez plutôt : 143 en entrée et 587 en sortie
• paramétrage de la sauvegarde des éléments envoyés :
  Sur Outils, paramètres compte, et puis modifier sur le compte voulu , paramètres supplémentaires, choisir l’onglet Dossiers et choisir le dossier envoyés de votre compte IMAP
  

• Le choix de télécharger les éléments complets : car si on veut sauvegarder quelque chose il faut de la matière. Par contre cette config des entêtes ira bien pour le BB et l’assistante :
  Alors là c’est planqué dans Outils, Options, Messagerie, Envoyer/recevoir, Modifier et là choisir Télécharger l’élément complet pour les dossiers avec abonnement
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V Partage du calendrier

Si vous disposez d’un serveur microsoft server 2003 ou 2008 , le webdav existe par défaut, il faut juste créer un répertoire. Puis dans votre client OUTLOOK faire sur le calendrier un clic droit et choisir Publier sur Internet

Vous trouverez une procédure de création du répertoire WEBDAV ici.

Envoyez des invitations au gens concernés, toujours bouton droit.

VI Archivage et gravure de la boite d’archive

Créer un dossier personnel local noté 2009 par exemple si c’est la boite d’archive de l’année 2009 et y mettre les mails de l’année 2009, en recréant les répertoires ou en tirant les répertoires directement dedans. Une fois l’archivage effectué, graver sur un disque le .pst correspondant au cas ou votre micro plante. A priori ces messages ne seront plus dispo en webmail et ne sont plus sur le serveur, donc cette gravure est indispensable.

VII Sauvegarde de la messagerie

En fonctionnant en IMAP , vous pouvez pensez qu’un backup de votre messagerie existe sur le serveur , donc pourquoi faire un backup supplémentaire ?? Au cas ou votre provider ait un problème sur son serveur de messagerie, vous risquez de perdre votre arborescence comme ce fut le cas pour le plantage du serveur FREE. Donc avec un client de sauvegarde de votre PC, style cobian backup, vous backupez le fichier outlook.pst mais surtout vous excluez de cette sauvegarde le ficher d’archive 2009.pst.

VIII BlackBerry desktop manager

Il n’est là que pour synchroniser Agenda et contacts sur le BB, la messagerie passant en IMAP sur l’appareil après que vous l’ayez configuré sur le site internet de fournisseur téléphonique.